Die Mitarbeiterinnen der Ratskanzlei sind unter anderem für die Organisation und den reibungslosen Ablauf der Sitzungen der Kollegialorgane, dies sind Gemeinderat, Stadtrat und zwölf Auschüsse, der Stadt Traun zuständig. Der Aufgabenbereich beinhaltet beispielweise die Koordination der Sitzungstermine mit den Vorsitzenden und den Sachbearbeitern, die Erstellung der Einladungen zu den Sitzungen sowie die Vervielfältigung der erforderlichen Unterlagen.
Des Weiteren werden die Stadtrats- und Gemeinderatsprotokolle erstellt und verwaltet. Hier kann auch in die Gemeinderatsprotokolle Einsicht genommen werden.
Die Ratskanzlei ist auch für die Verwaltung der Daten der Gemeinderats- und Ersatzgemeinderatsmitglieder verantwortlich.
Die Verwaltung der Sitzungsräumlichkeiten des Rathauses (Stadtratssaal, Gemeinderatssaal und Sitzungszimmer) fällt ebenfalls in die Zuständigkeit der Ratskanzlei.