Datenschutzerklärung KidsFox

Datenschutzerklärung betreffend die Anwendung elektronische Kommunikation zwischen Kindergärten und Eltern /Bezugspersonen

1. Allgemeines

In den von der Stadtgemeinde Traun betriebenen Kindergärten wird die Kommunikationsapplikation KidsFox zum sicheren und unkomplizierten Austausch von Informationen zwischen den Kinderbetreuungseinrichtungen und den Eltern/Bezugspersonen der dort betreuten Kinder verwendet. Im Rahmen der Verwendung der App KidsFox werden personenbezogene Daten wie folgt verarbeitet:

2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die

Stadtgemeinde Traun
Hauptplatz 1
4050 Traun
Tel: +43 (0)7229 688 – 0
datenschutz@traun.at

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten:

Huemer | Legal Solutions
Mag. Dietmar Huemer, LL.M. (Chicago)
Garnisongasse 4/6
1090 Wien
Tel: +43 (0)1 343 22 22
dietmar.huemer@huemer.law

3. Zwecke und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

3.1. Kommunikation der Kindergartenleitung/Pädagogen mit den Eltern/Bezugspersonen der Kinder

Zweck der Datenverarbeitung ist die sichere und unkomplizierte Kommunikation zwischen der Leitung des Kindergartens bzw. den dort angestellten Pädagogen (im Folgen-den „Kindergarten“) mit den Eltern oder sonstigen Bezugspersonen (im Folgenden „Eltern“) der dort betreuten Kinder. Insbesondere werden organisatorische/administrative Informationen zwischen dem Kindergarten und den Eltern ausgetauscht. Die Kommunikation erfolgt in der Regel durch Textnachrichten (Chats), technisch möglich ist auch die Durchführung von Videokonferenzen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einer einfachen, sicheren und schnellen Kommunikation zwischen Kindergarten und Eltern.

4. Betroffene Personengruppen und Datenkategorien

Es werden folgende Datenkategorien von folgenden Personengruppen verarbeitet:

Daten der Eltern/Bezugspersonen:

• Name
• Geschlecht
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Interne Nutzer-ID
• Bevorzugte Übersetzungssprache
• Zuordnung zu Gruppe oder Kind
• Notizen durch Pädagog*innen/Eltern
• Mitteilungen von Pädagog*innen/Eltern
• IP-Adresse
• Nachrichtentexte (Inhalt der Kommunikation), Bild- und Tondaten (Inhalt der Kommunikation) als Teil der Chat-Nachrichten
• Bild- und Tondaten (Inhalt der Kommunikation) im Rahmen von Videokonferenzen

Daten des betreuten Kindes:

• Name
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Wohnadresse
• Notizen durch Pädagog*innen/Eltern
• Mitteilungen von Pädagog*innen/Eltern
• Zuordnung zu Gruppe
• Verbundene Eltern
• Individueller Verbindungscode
• Bild- und Tondaten (Inhalt der Kommunikation) als Teil der Chat-Nachrichten

Daten der Kindergartenleitung/Vertreterinnen von Trägerorganisationen:

• Name
• Geschlecht
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Interne Nutzer-ID
• Bevorzugte Übersetzungssprache
• Zuordnung zu Gruppe oder Kind
• Notizen durch Pädagog*innen/Eltern
• Mitteilungen von Pädagog*innen/Eltern
• IP-Adresse
• Nachrichtentexte (Inhalt der Kommunikation), Bild- und Tondaten (Inhalt der Kommunikation) als Teil der Chat-Nachrichten
• Bild- und Tondaten (Inhalt der Kommunikation) im Rahmen von Videokonferenzen

Daten der PädagogInnen:

• Name
• Geschlecht
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Interne Nutzer-ID
• Bevorzugte Übersetzungssprache
• Zuordnung zu Gruppe oder Kind
• Notizen durch Pädagog*innen/Eltern
• Mitteilungen von Pädagog*innen/Eltern
• IP-Adresse
• Nachrichtentexte (Inhalt der Kommunikation), Bild- und Tondaten (Inhalt der Kommunikation) als Teil der Chat-Nachrichten
• Bild- und Tondaten (Inhalt der Kommunikation) im Rahmen von Videokonferenzen

Der Verantwortliche erhebt die Daten direkt bei den betroffenen Personen. Die Daten der Kinder werden bei den jeweiligen Eltern/Bezugspersonen erhoben.

Der Verantwortliche erhebt keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten („sensible Daten“).

5. Übermittlung und Offenlegung von personenbezogenen Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden an folgende Auftragsverarbeiter übermittelt bzw offengelegt:

• Plattformanbieter: Fox Education Services GmbH, Liechtensteinstraße 25, 1090 Wien als Auftragsverarbeiter. Zwischen dem Verantwortlichen und dem Plattformanbieter wurde eine Auftragsverarbeiter-Vereinbarung abgeschlossen.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange die Verarbeitung dieser Daten zur Kommunikation zwischen Kindergarten und Eltern erforderlich ist. Sämtliche personenbezogene Daten einschließlich der Chat-Inhalte, jedoch mit Ausnahme der Bild- und Tondaten (Inhalt der Kommunikation) im Rahmen von Videokonferenzen, werden nach Abschluss eines Kindergartenjahres archiviert und für drei Jahre aufbewahrt, danach gelöscht. Bild- und Tondaten im Rahmen von Videokonferenzen werden nur soweit für die Durchführung der Konferenz technisch notwendig zwischengespeichert, im Übrigen aber sofort wieder gelöscht bzw. nicht gespeichert.

7. Rechte der betroffenen Person

Betroffene haben gem. Art 15 DSGVO grundsätzlich das Recht Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Daten der Verantwortliche über sie verarbeitet.

Sie haben ferner unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen eine Verarbeitung.

Zur Geltendmachung oder für weiterführende Informationen über die Betroffenenrechte ist der Verantwortliche unter den gemäß Punkt 2. dieser Datenschutzerklärung angeführten Kontaktmöglichkeiten zu kontaktieren.

Sind betroffene Personen der Auffassung, dass der Verantwortliche ihre Daten zu Unrecht verarbeitet, steht ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, https://www.dsb.gv.at/, zu erheben.